Open Office365 Adoption

Open Office365 Adoption, qu’est ce que c’est ? C’est d’abord la synergie de deux compétences fortes au sein de Smartview : sa branche microsoft et sa branche agilité/conduite du changement. C’est aussi l’aboutissement de deux constats croisés : réussir le déploiement d’une telle solution n’est pas aisé, réussir les transformations organisationnelles d’entreprises ce n’est pas aisé. CQFD : Réussir une transformation autour d’une solution comme Office365 n’est pas aisé. Open Office365 Adoption c’est donc la convergence de nos constats, de nos expériences autour de nos métiers pour mieux répondre aux attentes de nos clients.

Nous avons pu faire une première présentation officielle de cette approche ce 12 décembre 2014, à Genève, à l’invitation de Yoan Topenot. Pour moi c’était une première, une sorte de safari ethnologique dans la tribu des MVP Microsoft que je ne côtoyais jusqu’à présent qu’au travers de mon associé Gilles Pommier (cela fera peut-être l’objet d’un futur article). Je ne vais pas vous parler de cette matinée, Renaud Comte en a fait un feedback ici, et je vous en propose les slides plus bas. Je vais plutôt vous présenter notre approche, et notre offre.

Nos constats

Adopter Office365 ce n’est pas aisé. Gilles observe que trop fréquemment les gens n’y accordent pas assez de temps. Syndrome classique : c’est important mais on n’a pas de temps à y consacrer. Solution simple : ne le faites pas ! Ah si c’est important !! Ah mais alors je ne comprends plus : c’est important mais vous n’avez pas de temps à y consacrer. On revient au point de départ : si c’est important, il faut du temps.

Ce manque de focus, pourtant crucial, est accentué par tout un tas de croyances associées à Office365, qui a plein de qualités (et des défauts), mais pas nécessairement celles auxquels vous pensez. Et notamment il est indispensable d’y consacrer du temps, j’insiste, ce n’est pas magique. Cela me fait penser à souvent la réponse que j’obtiens quand on m’interroge sur SAP et l’agilité, sur le côté intégré, global, tout prêt, tout en un de SAP : “cela ne se prête pas donc pas l’agilité monsieur”. Mon avis est tout le contraire. Généralement je réponds à cette question par une autre question : si tout est intégré, tout en un, global, tout prêt, vous n’avez strictement aucun consultant SAP qui vous accompagne sinon je ne comprends plus. Je vous laisse imaginer la réponse.

Autre point : la gouvernance est très souvent manquante. Là encore comme d’habitude on souhaite un outil, un “comment”, avant de s’interroger sur le “pourquoi”, la valeur, la vision. Et sans valeur désirée, sans vision, il est normal que l’on évacue la gouvernance.

Dernier point que me rappelle Gilles, mon associé, comme toujours pour les aspects pointus, gagner un temps précieux, éviter les écueils connus et récurrents, il faut des experts. S’entourer du bon expert au bon moment (pas trop tard) va vous coûter plus cher à l’instant T mais vous fera gagner beaucoup plus sur le moyen terme.

A ces principales problématiques d’adoption autour de Office365 viennent s’ajouter les classiques difficultés liées à la conduite du changement organisationnel en entreprise. Le constat n’est pas folichon, depuis 30 ans les chiffres n’évoluent pas, grosso modo, 70% des changements organisationnels échouent. J’ai bien dit 70%.

Notre approche

Ainsi se mêle dans ces transformations des problématiques d’émergences (c’est le domaine du complexe), à des problématiques d’expertises (c’est le domaine du compliqué). Complexe et compliqué les réponses sont très différentes : des experts d’un côté, du temps, de l’émergence et de l’interaction de l’autre (pour creuser cela : cynefin et son lego game). Il faut donc deux pendants à ces transformations : une expertise technique et métiers pour gagner du temps, de l’argent, de la connaissance, de la précision ; une approche émergente pour s’adapter au mieux au contexte : cible, vision, adaptation aux personnes et ressources, réponses aux problématiques, etc.

Concernant la partie émergente nous proposons d’utiliser les dernières approches de conduite du changement pour réussir son adoption en entreprise d’une solution comme Office365, que nous “équipons” des bons experts. Les dernières approches de conduite du changement ? Pour l’avoir utilisé et avoir pu être au première loge en recevant Dan Mezick en 2013, je suis un fier supporter de Open Agile Adoption. C’est pourquoi nous appelons notre approche Open Office365 Adoption. Nous appartenons au groupe Prime OS lancé par Dan Mezick, et nous réalisons régulièrement des Open Agile Adoption. C’est une technologie que j’apprécie beaucoup et qui demeure récente et encore malheureusement méconnue, pour en savoir plus : histoires d’open agile adoption. A celle-ci j’associe des ingrédients du très proche Changeboxing de Claude Emond.

Globalement il faut s’assurer de la vision, et du soutien du management, sans cela le changement sera très difficile. Il faut s’assurer du désir de changement et d’une capacité d’auto-organisation comme le dit Claude Emond. C’est une phase d’alignement indispensable (qui peut prendre la forme d’entretiens, de séminaires et/ou formations). Si celle-ci est concluante on peut définir les groupes cibles ou fonctionner purement par invitation (comme dans Open Agile Adoption).

Pour bien comprendre Open Agile Adoption, je vous renvoie à : histoires d’open agile adoption. Mais je reviens sur plusieurs points clefs :

• Encore une fois il faut le support des grands chefs (et donc leur présence aux moments clefs du cycle : openspace ou journée de changeboxing ). Ils vont définir les contraintes et la vision, et garantir de leur soutien. Rien de pire que de se dédire là dessus, la confiance perdue est difficilement récupérable.
• Le principe de l’invitation, et donc de la non contrainte, est indispensable : pour y voir clair sur l’état des lieux, pour permettre l’implication des acteurs, pour favoriser les bénéfices de l’adaptation au contexte, etc.
• L’approche par cycle et la remise possible en cause des actions d’un cycle à l’autre est essentielle pour atténuer la résistance naturelle au changement, ou ne pas se fixer trop tôt sur une solution inadéquate.
• La transformation est portée et adaptée par les acteurs de celle-ci. Les porteurs des brainstorming qui ont lieu durant la journée d’openspace sont souvent invités à devenir les champions du sujet durant le cycle. Mais il n’y a aucune obligation à ce sujet.
• On va distiller dans les cadres proposés par Open Agile Adoption un ensemble de bonnes pratiques technologiques ou fonctionnelles portées par nos experts (voir plus bas) qui permettront aux brainstorming des openspace de partir sur des bases saines, sans jamais être prescriptif. Ceci est tiré par exemple du Changeboxing de Claude Emond et se marie très bien avec l’Open Agile Adoption de Dan Mezick (ici la changeboxing cheatsheet).

• On consolide les résultats et propositions de chaque début de cycle

  chacun sait qu’ils peuvent les mettre en œuvre dans l’intervalle, et qu’un nouveau cycle se déclenchera (dans les 2 mois, dans les 3 mois, la durée est à définir selon le contexte). Souvent on suit l’avancée à l’aide d’un Kanban Portfolio.

• Accompagnement, expertise et coaching, amplification du storytelling par le management, vont permettre le changement et son ancrage dans l’entreprise. Ces actions se déroulent entre les cycles selon un rythme qui dépend du contexte.

Notre offre

Notre offre, l’offre de Smartview, et je suis très content car c’est la première fois que l’on marie aussi bien nos compétences diverses et variées, c’est donc de vous proposer trois profils qui couvrent tous ces aspects pour réussir vos adoptions de Office365.

• Gilles Pommier, en tant qu’expert technique des solutions Microsoft et notamment MVP Office365, porte les actions d’alignement, de clarification, d’accompagnement dans le cycle, et dans les journées d’Open Agile Adoption.
• Mylène Dumon, en tant qu’experte des aspects fonctionnels autour des solutions Microsoft, porte aussi les actions d’alignement, de clarification, d’accompagnement dans le cycle, et dans les journées d’Open Agile Adoption.
• Et moi même, Pablo Pernot, je porte les démarches de conduite du changement et de conduite de projet.

Plus bas vous trouverez les slides de la présentation du 12 décembre à Genève, ainsi qu’un petit film pour proposer notre session au travers le monde, âmes sensibles s’abstenir.

La vidéo pour les âmes non sensibles.

La présentation :